Entrepreneurs et travailleurs indépendants s’équipent d’outils de gestion pour optimiser leurs tâches. Si certains sont impératifs pour l’organisation des missions, d’autres sont nécessaires afin de faciliter le travail. Des programmes sont alors intégrés dans le serveur, des applications sont téléchargées et très sollicitées par des freelances.

Outils de gestion, les « indispensables »

Si ces logiciels étaient du « luxe » pour certaines entreprises, notamment les PME et les consultants évoluant dans le portage salarial, de nouvelles versions leur ont permis de pourvoir leur gestion d’outils indispensables et pour la rapidité et pour le rendement. Ainsi, ces outils sont, en général, adaptés à toutes les fonctions. On peut citer les « Progiciels de Gestion Intégrés » qui constituent une formule polyvalente qui couvre la production, le reporting, la vente et autres fonctions.

Il y a également le « CRM », essentiel pour la gestion des clients, notamment la facturation en ligne dont Myae.fr est un site de référence. C’est un outil permettant aux autoentreprises d’accélérer les services de facturation. Les logiciels pour les « gestions des projets » servent à organiser les tâches et à « peaufiner » vos projets. Et enfin, il y a les outils de « mailing et de marketing en ligne » qui s’occupent de la communication avec les fournisseurs et les clients.

Comment les choisir ?

Les fabricants et concepteurs de logiciels et programmes foisonnent sur le marché, mais il faut savoir faire le choix d’un outil selon vos besoins et l’envergure de votre entreprise, des critères parmi d’autres. Quelques conseils sont utiles pour en choisir un. Il faut alors que votre outil ait des fonctionnalités simples, rapides et complètes. Un outil de gestion doit également être conçu selon les règles légales et conventionnelles du travail entrepreneurial et il doit être « à jour ».

Un outil pour la gestion du personnel et de la paie doit intégrer toutes les procédures liées aux Ressources Humaines, à savoir les congés payés, les primes, les absences et autres. Comme la Déclaration Sociale Nominative ou DSN est désormais obligatoire, l’outil que vous utilisez doit être adapté automatiquement à ce procédé. La situation administrative de chaque salarié est unique, l’outil doit avoir cette capacité à reconnaître chacun pour offrir les données exactes.

Il est préconisé d’utiliser un outil développé en mode SaaS qui assimile la législation sociale française dans toute sa complexité, et qui offre une utilisation simple et rapide. Il faut choisir un outil performant qui se reconnaîtra par son système de sécurisation et sa technicité. Et surtout, il faut connaître l’historique de la marque et le prestige du fabricant.

Un accès qui aura un…coût

Si ces outils de gestion sont indispensables, voire impératifs, ils sont plutôt performants. Certains sont tout à fait accessibles pour être faciles à utiliser, mais le « hic » est souvent le coût qui est assez exorbitant. Le PGI ou « Progiciel de Gestion Intégré » se distingue par son coût d’acquisition plutôt élevé et la maintenance l’est aussi. Le prix du CRM est composé du coût de la licence et celui de l’abonnement, celui de la maintenance et de l’intégration ainsi que le coût de l’infrastructure, le tout donne un coût total entre 5 000 € et 15 000 €, si l’outil est conçu avec un système SaaS ou non.

Pour ce qui est de l’outil de « Gestion de la Chaîne de Logistique » ou GCL, l’accès n’est plus réservé aux grandes entreprises, il est optimisé pour les entreprises de taille et de spécificités moins importantes avec un coût plutôt limité. Le « Système d’Information des Ressources Humaines » (SIRH) requiert un budget plutôt élevé qui peut atteindre les 10 000 €, mais grâce au concept « Cloud Computing », les PME auront accès à la location de plusieurs outils.